Savoir utiliser le courrier électronique

Si vous utilisez le courrier électronique et surtout si vous fréquentez des listes de discussion, il vaut mieux connaître quelques régles si vous ne voulez pas recevoir des messages du genre:

Humeur: Pourquoi cette liste, fréquentée et utilisée par des pro, reste elle une des seules où l'on se permet de renvoyer intégralement l'ensemble des interventions précédentes après une réponse? Encore tout recemment, une de vos réponses imprimée représentait 13 pages 21x29,7. N'est ce pas un rien excessif? Et parfaitement contraire aux recommandations de la netiquette que nous connaissons tous, comme à la courtoisie la plus élémentaire.

La moindre des courtoisies est de ne pas saturer, "gaver" le lecteur et d'alléger la circulation de l'information (un mail de 12 Ko redistribué à 300 personnes surcharge les serveurs de 3.6 Mo).

C'est une question de politesse, de respect, d'esprit civique. Vous voulez que votre message soit lu? Ecrivez le clairement.

Chapitre I : la ligne Objet

- La ligne Objet est très importante, car elle conditionne le devenir de votre message.
Si elle est remplie de Re: Re: [trucliste], vous avez une chance sur 10 d'être lu(e).
- La ligne Objet doit reprendre une partie de l'Objet auquel vous répondez, mais ni la totalité, ni forcément la structure.
- [trucliste] doit être effacé.
- La ligne Objet doit être personnalisée (si besoin).
- La ligne Objet doit être (éventuellement) complétée après la fin du mail.
- La ligne Objet ne doit pas être trop longue
- Il ne faut pas mettre d'accent dans la ligne Objet (certains mailers paramétrés en 7 bits ont du mal à suivre: E=0, etc...)

Exemple:

Henri écrit un mail intitulé: Respectons la Netiquette!

Je clique sur Répondre: ça donne "Re: [trucliste] Respectons la Netiquette"
- je laisse "Re:" pour qu'on sache que c'est une réponse
- je supprime [trucliste] dans la ligne Objet
- pour qu'on sache que j'y mets mon grain de sel, je modifie "Respectons la Netiquette" en "Respect de la Netiquette"
- quand j'ai fini d'écrire, je m'aperçois que j'ai complété utilement le message d'Henri et je rajoute: "- regles elementaires" -
puis je me rends compte que je vais vexer plus que je ne le voudrais ceux qui ne respectent pas la Nétiquette et qui sont quand même sympas et je supprime "elementaires"
- ce qui donne en finale pour la ligne Objet: "Re: Respect de la Netiquette - règles"

Chapitre II : le corps du message

Préambule: avant de répondre, il faut se poser quelques questions:
- ce message m'interpelle-t-il vraiment?
- dois-je répondre tout de suite ou après réflexion?
- ai-je une contribution à apporter?
- ai-je d'autres raisons pour répondre?
- dois-je répondre sur le forum public ou en BAL (boîte aux lettres privée) ?

S'il y a un NON à toutes les questions, on ferme le message et on passe au suivant.

S'il y a un seul NON, on épure la ligne Objet, on marque le message et on l'enregistre comme Brouillon.

S'il y a OUI à toutes les questions, on épure la ligne Objet, on nettoie la pub inerte en bas de message et on réfléchit à la réponse. Il n'y a pas le feu ;-)). On a le temps de répondre. S'il s'agit d'un dépannage, on lit d'abord toutes les réponses avec le même Objet pour ne pas faire de doublons (et bosser pour rien).

Il est de bon ton, mais non obligatoire de mettre une phrase d'introduction au dessus du message d'origine, p. ex.:

"Salut, Jean-Machin Truc" ou "Salut, JMT"

==> Si on a conservé l'essentiel de l'Objet d'origine, il faut épurer le pavé du message d'origine, c'est à dire laisser

---- Message d'origine ---- De: "Jean-Machin Truc"

Puis laisser une ligne vierge et commencer sa réponse.

==> Si on a modifié de tel façon l'Objet qu'il peut ne pas paraître évident à quel message on répond, il vaut mieux garder 3 lignes du pavé sur les 4.

par exemple.:

----- Message d'origine ----- De : "Henri " Objet : [trucliste] Re: La NetEtiquette - synthese

De cette façon, nous avons l'Objet du message d'origine...

Il est fortement recommandé de répondre § par §, voire ligne par ligne au message d'origine, ce qui permet aux listiers de suivre aisément la conversation et de jauger les points de vue.

==> Toujours laisser une ligne entre le message d'origine et la réponse, à chaque §, ainsi qu'entre chaque § de notre propre réponse. Un mail aéré incite à la lecture, un mail ramassé, touffu renvoie le lecteur potentiel au message suivant...

Normalement, si on répond à un mail écrit en texte brut, le message d'origine est marqué. Si ce n'est pas le cas, il faut le marquer manuellement. Tous les moyens de démarcation sont bons, pourvu que ce soit clair.

Aparté: on n'a rien trouvé de mieux pour l'instant pour les mailing listes que le texte brut.
Paramétrage du texte brut: MIME, Aucun, 8 bits dans les entêtes.

En cas de polémique, il est recommandé d'utiliser des smileys pour nuancer sa position et éviter les quiproquos.
Exemple tout bête: mettre un smiley à une affirmation peut éviter à quelqu'un de répondre sur le GD (groupe de discussion) avec un message "vide" et d'encombrer inutilement la liste.

Un fois le message fini et bien présenté, il doit être signé. On passe le correcteur orthographique pour les fautes de frappe. Les fautes de conjugaison sont inversement proportionnelles à la concentration de l'auteur.

==> Relire son message avant de le poster est faire preuve de respect pour les autres. Il va sans dire que cela permet aussi de l'épurer et/ou compléter.

TRÈS IMPORTANT !!!

Il ne faut garder que le strict minimum du message d'origine nécessaire à la compréhension du débat dans chaque §. C'est le plus difficile et le plus fastidieux, car cela implique réflexion et temps. Mais ce n'est pas du temps perdu! C'est à peu près la seule garantie que votre message sera lu par tous ou presque ;-)

Un mail bien présenté est une carte de visite valorisante pour son auteur, il dénote son respect pour les colistiers et conditionne le respect qu'il peut attendre en retour...

en bref :

Il faut avoir un réflexe conditionné à la lecture de chaque message:
- je réponds ou pas?
* si NON : le reste est sans objet
* si OUI : lancer le réflexe pavlovien:

1) Épurer Objet
2) Nettoyer la pub inerte
3) Épurer le pavé "Message d'origine"
4) Sélectionner la (les) partie(s) à laquelle (auxquelles) répondre et le faire au fur et à mesure. Si l'on veut répondre par ordre d'importance, on peut inverser les § ou mettre les réponses à plusieurs messages dans un seul mail.
5) Quand on a fini, signer
6) Vérifier l'orthographe, relire
6) Compléter l'Objet si besoin puis poster

Exemple: JMT se plaint de Windows. Un clic sur Répondre:

Salut, Jean-Mimi ;-

----- Message d'origine ----- De: "Jean-Machin Truc" Objet : [trucliste] Re: Plantages Windows

>J'ai des plantages fréquents de Win98 depuis que j'ai installé ScanTermite en plus de FourmiGuard

Normal ;-D

>Lequel des 2 antivirus est le meilleur?

Un des deux, mais tout seul ;-

Etc...

Chapitre III : Quelques trucs

1) Pour écrire en texte brut, il faut aller dans les Options de votre mailer (outil de messagerie), onglet Envoyer:
paramétrer le texte brut comme suit : MIME, Aucun, 8 bits dans les entêtes.
Si vous n'avez pas envie de faire cet effort, dans le Carnet d'adresses, vous double-cliquez sur <Trucliste@groups.com> et dans l'onglet" Nom" cocher la case "Envoyer le courrier électronique en texte brut uniquement".

Dans d'autres mailers qu'Outlook Express les paramétrages et les intitulés sont légèrement différents, mais généralement leurs utilisateurs savent les paramétrer.

Personnellement, le Quoted printable 8 bits ne me gène pas. C'est l'autre option du texte brut (avec Base 64), mais peut en gêner d'autres. De toutes manières, vous saurez que c'est pas bon si vous voyez en bas de votre message (une fois que vous l'aurez reçu):

[Non-text portions of this message have been removed]

Ça veut dire que vous avez envoyé du HTML ou une pièce jointe.

2) Répondre SOUS le message d'origine, sauf réponse TRÈS courte. Même dans ce cas, ça ne dispense pas de nettoyer le message d'origine qui se retrouve en dessous pour le débarrasser de la pub et de TOUT LE TEXTE INUTILE ne concernant pas la réponse. Alors, autant répondre en dessous ;-D

Paragraphe par paragraphe, n'oubliez pas.

3) Une astuce, pour finir

Voulez-vous devenir un "pro" de la présentation très rapidement? Alors, choisissez un personnage dont il vous est particulièrement agréable de lire les mails pour leur présentation et faites comme lui !!

Voici comment faire en 2 leçons:

- Dans votre mailer: Edition/Rechercher/Message,
dans la ligne De: vous mettez Jean BON (c'est votre idole ;-) ) et vous cliquez sur Rechercher :tous ses mails débarquent.
Vous ouvrez les 10 derniers pour les observer et vous en imprégner.

- Pendant 1 semaine, quand vous recevez des mails de Trucliste, vous marquez ceux de votre élu sans les ouvrir (Message/marquer le message).
Si ce sont des réponses à d'autres mails (vous regardez l'Objet en laissant trainer votre souris dessus), vous recherchez le mail d'origine et vous répondez à la manière Jean BON. Puis vous ouvrez sa réponse et vous comparez la présentation.

Quand vous aurez l'impression que vous être devenu(e) aussi bon que lui, c'est que vous l'avez peut être dépassé! Il ne vous reste plus qu'à mettre un contenu dans vos messages...

Voila, je ne traite pas, sciemment, le sujet du comportement sur le Net, car malgré son importance, il est très polémique. Mon credo se résume à l'équation:

"Honesty + gentlemen agreement = Fair play"

Dr Evgueni Dimitrov

Voir aussi un site consacré au courrier électronique http://www.arobase.org/

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10/02/2002